デジタルで履歴書を用意する方法(家にプリンターが無くてもOK)
先日転職活動を行った際に履歴書の作成がいろいろと手間だったので、今後また必要になったときのためにまとめておきます。
前提
- 手書きは面倒なのでなるべくデジタルデータで作成したい
- 履歴書は最終的に印刷する
- 画質などが心配なので証明写真はちゃんと印刷したものを別途貼り付ける
- PC(Mac or Windows)は持っている
- WordやExcelなどOffice製品は持っていない
- 家にプリンターは無い
- なるべく安く
注意
- 個人的に手探りでやったので、マナー的に間違っていたりもっと効率のよいやり方があるかもしれません
- 履歴書が不要で独自のエントリーフォームを持つ企業もあります
- 履歴書が必要でも紙媒体ではなくデジタルデータで受け付けている企業もあります
私も履歴書の印刷と送付のためにあれこれ準備しましたが、結果的には履歴書のデジタルデータだけで済みました。なので、このページで紹介する「履歴書印刷&送付編」を読み、そして準備するのは必要になってからでも良いと思います。
履歴書作成編
履歴書テンプレートデータを入手する
まず、履歴書のテンプレートデータをネット上で入手します。今回はこちら(マイナビジョブ)のPDFデータを利用しました。フォーマットとして独自形式とJIS規格の2種類が用意されていますが、独自形式の方が以下の点で都合が良いです。
- メールアドレスの記述欄がある
- 志望動機、通勤時間の記述欄がないので会社ごとに中身を書き換える必要がない
履歴書データを作成する
入手した履歴書テンプレートを編集して履歴書データを作成します。今回入手した履歴書テンプレートはPDF形式なので、PDFの編集ソフトが必要になります。Macの場合OS付属の「プレビュー」アプリでPDFを編集することができます。Windowsの場合はこちらのソフト「「PDF-XChange Editor」軽快で多機能なPDFビューワー - 窓の杜」が良いかもしれません。
証明写真を用意する
証明写真はスマホで自撮りするという選択肢もあるのですが、ちゃん撮影できる自信がないのでスピード写真を利用しました。このとき、デジタルデータも入手できるスピード写真機を利用することで、写真の焼き増しを安価で行うことができるようになります(焼き増し方法は後述します)。また、履歴書の提出を紙媒体ではなくデジタルデータで行う場合は、写真をスキャンしてPCに取り込む手間が省けます。
デジタルデータも入手できるスピード写真機
デジタルデータも入手できるスピード写真機はいくつかあるようですが、私はこちらを利用しました。
ちなみに、デジタルデータを入手できるようにする場合、通常より少し高い料金になります。
証明写真を焼き増しする
先程のスピード写真機で印刷される証明写真は1回で6枚でした。証明写真が足りなくなるごとに、またスピード写真機を利用していてはお金も手間もかかるので、もっと楽に証明写真を焼き増しできる方法を用意しておきます。その方法はコンビニプリントです。コンビニプリントには証明写真用の印刷があり、値段も1回200円(4枚)とスピード写真機に比べると安価です。画質も少しだけ劣化しますが問題ありません。
コンビニプリントはローソン、ファミマ、セブンイレブンなどで利用できます。
ローソンとファミマは同じ機械だと思うので使い方も同じはずです。プリントするデータの転送方法はいろいろありますが、私はUSBメモリに入れて持っていきました。
履歴書PDFに証明写真データを貼り付ける(デジタルデータで提出する場合のみ)
今回、履歴書と証明写真を別々に印刷して貼り付けるという方式を採っていますが、履歴書をデジタルデータとして提出する場合、履歴書PDFデータ自体に証明写真を貼り付ける必要があります。 しかし残念ながら、Macの「プレビュー」アプリでは画像を貼り付けることができません。そして他に無料でPDFに画像データを貼り付けることができるPDF編集ソフトは見つけられませんでした。ただし、Windowsならこちらのソフト「「PDF-XChange Editor」軽快で多機能なPDFビューワー - 窓の杜」で可能でした。
履歴書印刷&送付編
履歴書を印刷する
履歴書の印刷も証明写真の焼き増しと同じようにコンビニプリントを利用します。履歴書はPDFで作成したので、そのまま印刷できるはずです。印刷設定は以下のようにします。
- 白黒
- A3サイズ(2ページを1枚の設定にする)
印刷されたA3用紙を半分に折ることで、A4の2ページの履歴書になります。
コンビニに履歴書を印刷しに行くときは、印刷した履歴書が折れたりしないように履歴書がすっぽり入るカバンや袋を持っていきましょう。あと、たくさん印刷する場合は10玉を多めに用意しておきましょう。
履歴書に証明写真を貼り付ける
証明写真をハサミやカッターで切り、裏に名前を書き、糊で履歴書に貼り付けます。これで履歴書は完成です。
書類を送付するための準備
履歴書を送付するために以下のものが必要になります。*1
- 封筒(A4)
- クリアファイル(A4)
- 「履歴書在中」または「応募書類在中」のハンコ + 朱肉
封筒
封筒とクリアファイルは100均(ダイソー)で買えます。このとき、クリアファイルはブラインド仕様のものを使うといいかもしれません。なぜなら、封筒は割と簡単に透けて中身が見えてしまうからです。100均には中身が透けない封筒も売っており、実際に買ってみましたがこの封筒を使っても中身を見ようと思えば見えてしまいました。ブラインド仕様のクリアファイルも100均(ダイソー)に売っていました。
「履歴書在中」または「応募書類在中」のハンコ
「履歴書在中」または「応募書類在中」のハンコは無くてもいいのかなとも思いますが、まぁハンコ押してあった方がなんとなく安心感があります。履歴書が採用担当へ届く確率も上がるでしょうし。「履歴書在中」のハンコも100均に存在するようですが、近所の100均にはなかったので「応募書類在中」のハンコをAmazonで買いました(1000円くらいしましたが)。印鑑と比べて大きめの朱肉が必要になるので、それも用意する必要があります。大きめの朱肉も100均で売っていました。
一応、手書きで赤ペンで「履歴書在中」と書くという手もあります。
まとめ
- 用意するもの
- PC
- USBメモリ
- 封筒(A4)
- クリアファイル(A4)
- 「履歴書在中」または「応募書類在中」のハンコ
- 朱肉
- 履歴書の作り方
- 履歴書テンプレートPDFを入手する
- 履歴書テンプレートPDFを編集する
- 証明写真を撮る(デジタルデータが入手できるやつを選ぶ)
- 履歴書PDFをUSBメモリに入れてコンビニプリントする(白黒A3、2ページ1枚)
- 履歴書に写真を貼り付ける
- 完成
- 履歴書の送付
- 履歴書をクリアファイルに入れる
- クリアファイルを封筒にいれる
- 宛名を書く
- 履歴書在中のハンコを封筒に押す
- 郵便局に持っていく
(おまけ)個人的に履歴書以外に用意したもの
今回は履歴書の作り方と送付に必要なものだけ紹介しましたが、実際に応募する際は他にも必要なものがあるかもしれません。私の転職の場合に用意したものを紹介します。
送付状
送付状は必須ではないと思いますが、あったほうが親切かなと思ったので用意しました。以下のようにして作りました。
- [1]. Markdownで文面を作成
- [2]. VSCodeの拡張機能(Markdown PDF)でHTMLを生成
- [3]. CSSでレイアウトを整える
- [4]. ChromeでHTMLを開き、「印刷」からPDF作成
すみません、急に難易度上がりましたね…。まぁ、そんなにレイアウトにこだわらなければテキストファイルで作って[4]の方法でPDF化すればいいと思います。
職務経歴書
転職の場合には職務経歴書が必要だと思います。職務経歴書は特に決まったフォーマットが無いようなので、送付状のようにMarkdownからPDF化して印刷したものを同封しました。職務経歴書は複数ページになったので、まとめてクリップで留めておきました。クリップももちろん100均で買えます。
作品DVD
ゲームプログラマーとしての転職だったので、ゲームプログラマーとしてアピールできるソースコードとその解説ドキュメントをまとめたDVDを同封しました。DVDを提出する場合は、DVDの破損が怖いので100均でプチプチ付きのDVD用封筒に入れるようにしました。また、DVD自体が読み取れない場合に備えて、Googleドライブなどのオンラインストレージを利用してDVDの中身をZIP圧縮したものを用意してダウンロードURLを送付状などに記載しておいた方が良いかもしれません。ちなみに、送付ではなくメールなどでの応募の場合にも、メールに大きなファイルを添付するのは迷惑となる可能性があるのでオンラインストレージの利用が必要です。
*1:実際には他にも必要な場合があります。この記事の末尾に私の場合に必要だったものをまとめてあります。
